إدارة الموارد البشرية

مهد النمو الهائل في التقدم التكنولوجي الطريق لدمج وأتمتة الإجراءات المملة لإدارة الموظفين في عالم المؤسسات شديد التنافسية. يعد أداء وحضور الموظفين من العوامل الرئيسية التي تحدد قوة المنظمة. يعتمد سير العمل بأكمله على نظام إدارة موارد بشرية جيد التنظيم والذي بدوره يحدد النجاح الشامل لشركتك. يعد المنهج ذو الرؤية المركزية لإدارة ملف تعريف الموظف جنبًا إلى جنب مع التشغيل الآلي مفيدًا لتدفق سلس للعملية التنظيمية.

لماذا تختارنا؟

أصبح تطوير أتمتة التسويق أمرًا سهلاً مع شركة OdooTec السعودية سريعة النمو. تضمن مجموعة المطورين المتمرسين لدينا أن برنامج إدارة الموارد البشرية المتكامل لدينا فعال وسهل الاستخدام حتى للعملاء الذين لديهم خلفية تكنولوجية ضعيفة. من خلال خبرتنا الطويلة وخبراتنا، ننتج أكثر برامج إدارة الموارد البشرية تنوعًا ومرونة سهلة الاستخدام.

• تتبع ملفات تعريف الموظفين والعقود والجداول الزمنية بنقرة واحدة فقط.
• دمج إدارة الموارد البشرية بوتيرة ملحوظة. 
• تقنية متقدمة للمراقبة في الوقت المناسب لحالة الموظف والنفقات وتقييم الموظف.

قم بإنشاء الهيكل الإداري والوظيفي للشركة

يمكنك تعريف أي عدد من الأقسام والإدارات بطريقة شجرية، بالإضافة إلى مواقع العمل والمسميات الوظيفية الخاصة بالموظفين. تدعم هذه المنهجية الجانب التنظيمي للشركة كما تعد أدوات لا غنى عنها في إجراءات البحث والتصفية بتقارير النظام.

أعلن عن الوظائف المطلوبة بنفسك

بدون الحاجة لمصادر توظيف خارجية، يمكنك ضبط موقعك للترويج عن الوظائف المطلوبة واستقبال الطلبات المقدمة. يمكنك بعد ذلك متابعة جميع المتقدمين من خلال تعريف خطة توظيف مرحلية مثل تقييم المؤهلات والتواصل معهم ثم المقابلة الأولى والثانية وتقديم العرض الوظيفي وأخيرً التوقيع على العقد. جميع هذه المراحل يمكن التنقل بينها بصورة بصرية عن طريق عرض كانبان بصورة شيقة، مع إمكانية إرفاق أي مستندات توظيفية خاصة بالموظفين. يمكنك استبعاد أي من المتقدمين بأي من مراحل التوظيف ببساطة أو الوصول في النهاية إلى إبرام العقد.

خطط عمل للموظفين الجدد والمستقيلين

يسمح النظام بتعريف خطط عمل للموظفين الجدد بحيث يقوم الموظف بالقيام بمهام محددة مرتبة في أول شهر من العمل مثلاً، كأن يتم قراءة سياسة الشركة والتدريب على القيام بالعمل ثم التقييم وغير ذلك. كذلك الأمر يمكن تعريف خطة محددة للموظفين المستقيلين في أخر شهر عمل مثلاً، كأن يقوم الموظف بتسليم أعماله لأحد الموظفين الآخرين وتدريبه عليه وتسليم العهد التي لديه وغير ذلك.

معلومات تفصيلية لكل موظف

عند قبول أحد المتقدمين للعمل، سيساعدك النظام على إنشاء سجل خاص بهذا الموظف بطريقة آلية بناءً على المعلومات التوظيفية التي تم تسجيلها بدورة التوظيف كاسم الموظف والقسم والمسمى الوظيفي. يمكن بعد ذلك إدراج كم ضخم من البيانات الخاصة بالموظف كوسائل الاتصال والعنوان والحالة الاجتماعية والمهارات والشهادات والخبرات السابقة وغير ذلك في السجل الخاص بكل موظف.

اضبط النظام طبقاً للوائح الشركة وقوانين الدولة

يمكنك تهيئة النظام للعمل وفقاً للوائح الخاصة بشركتك مثل مواعيد الدوام وتقييم الأوقات الإضافية وخصومات التأخير والغياب بالإضافة لتطبيق المكافئات والجزاءات بناءً على تقييمات الموظف، وغير ذلك. قم أيضاً بتعريف الاجازات الرسمية وعملة الراتب بحسب الدولة. يدعم نظام الموارد البشرية الخاص بأودوتك نظام الكفيل المطبق ببعض دول الخليج، وإضافة المرافقين وتتبع الإجازات السنوية وغير ذلك.

تتبع مرفقات الموظفين بسهولة

يتكامل نظام الموارد البشرية الخاص بأودوتك مع نظام إدارة المستندات، حيث يمكن إرفاق كافة الأوراق والصور المتعلقة بكل موظف مثل شهادة التخرج وشهادة الخبرة وغير ذلك ليقوم النظام بتسجيل جميع الحركات التي تمت على كل ورقة بأسلوب تنظيمي مرن مع ضمان السرية التامة بحيث لا يمكن الاطلاع على أي ورقة إلا عن طريق من لهم الصلاحية بذلك. 

الخدمة الذاتية لموظقيك 

استخدام منهجية الخدمة الذاتية للموظفين يوفر الكثير من الوقت والجهد. مع أودوتك، يمكن لأي من الموظفين أن يخدم نفسه بنفسه حيث يمكنه الدخول على موقع الشركة وإصدار خطاب التعريف وإضافة المعالين ومأمورية العمل بالإضافة إلى طلب الإجازة وطلب السلفة وإذن التأخير وغير ذلك، ومن ثم يمكن للإدارة الموافقة على الطلب أو رفضه.

آلية فعالة لإدارة عهد الموظفين

من خلال نظام عهد الموظفين، يمكنك إدارة العهد التي منحتها الإدارة للموظفين مثل الهاتف الجوال واللابتوب والسيارة وغير ذلك. من خلال التقارير، يمكنك البحث عن أي من هذه العهد، كما يمكن إخلاء طرف الموظف من هذه العهد عند إنهاء الخدمة أو الاجازة السنوية أو بحسب ما تقتضيه ظروف العمل.

تكامل تام مع حسابات النظام

يمكنك تخصيص الحسابات المناسبة لتسجيل التأثير المحاسبي الخاص بأي من حركات الموظفين مثل تأثير سند الراتب والعهد والسلف والمكافئات والجزاءات ومصروفات الموظفين وغير ذلك، ومن ثم يمكن تتبع أرصدة كل موظف من خلال كشوف الحسابات بصورة لحظية.

نظام مرن لقروض الموظفين

يدعم النظام إصدار قروض للموظفين ليتم سدادها لاحقاً من خلال سند سداد أو استقطاعها من راتب الموظف. من خلال التقارير، يمكنك تتبع جميع سلف الموظفين وما تبقى من كل سلفة وفترة السداد المتبقية. يسمح النظام بإعادة جدولة سداد السلف أو إعفاء بعض الموظفين من بعض الأقساط. يمكن تهيئة النظام بحيث يتم خصم قسط السلفة آلياً مع إصدار سند الراتب.

قم بتفصيل مفردات الرواتب بحسب الحاجة

يمكنك تعريف أي عدد من مفردات الرواتب الخاصة بكل الموظفين والتي يمكن أن تختلف من موظف لآخر، مثل الأجر الأساسي والإضافات مثل بدل السكن والمواصلات والمكافآت بالإضافة لمفردات الاستقطاعات مثل الجزاءات وأقساط السلف. يمكن لأي من الموظفين الاطلاع على سند الراتب الخاص به فور إصداره.

دعم الصرفيات المتعددة

يمكنك تهيئة النظام بحيث يتم صرف الراتب كل شهر أو كل أسبوع أو غير ذلك. من ناحية أخرى يمكن إصدار أكثر من صرفية للموظف خلال نفس الفترة بحسب طبيعة عمل الموظف، فيمكن إصدار الراتب شهرياً وإصدار صرفيات أخرى أسبوعية أو نصف شهرية.

تواصل لحظي مع الموظفين

يسمح النظام بالتواصل المستمر مع الموظفين سواء بين بعضهم البعض أو مع الإدارة، فمع نظام الدردشة الخاص بأودو Chatting يمكن التواصل بين الموظفين وتبادل المعلومات والخبرات، كما يمكن إرسال رسائل دورية للموظفين سواء عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق الرسائل النصية SMS لتنبيه الموظفين سواء بإصدار المرتبات أو بتعليمات الإدارة أو على المستوى الفردي مثل المكافئات والجزاءات والتحذيرات وغير ذلك.

آلية فعالة لتعريف فترات دوام الموظفين

قم بتعريف أي عدد من فترات الدوام والتي قد تختلف من موظف لآخر، ومن ثم تختلف بيانات الحضور والانصراف وما يتبع ذلك من تباين في تسجيل تأخر الموظفين والحضور مبكراً وساعات العمل الإضافية. بالطبع يمكن ربط بيانات الحضور والانصراف برواتب الموظفين بحيث يتم خصم التأخيرات وإضافة ساعات العمل الإضافية بصورة آلية بحسب القوانين المعمول بها في الشركة. 

حلول متخصصة لعملاء أودوتك

في بعض الأحيان، تطلب بعض عملاء أودوتك حلولاً تطويرية من جانب أودوتك، نذكر منها ما يلي: 
بعض عملاء أودوتك كان لديهم مشكلة في تسجيل دوام الموظفين العاملينفي أنحاء متفرقة من المملكة، حيث كان تسجيل بيانات الحضور الخاصة بهم يستهلك الكثير من الوقت والجهد بشكل متكرر. قدمت أودوتك حلاً عملياً لهذه الحالة بحيث يتم تسجيل بيانات الحضور لهؤلاء الموظفين بمرونة ويسر آخذة في الاعتبار أوقات الغياب وعدد مرات التأخير وغير ذلك.

جداول العمل

يعتبر إنشاء جداول العمل للموظفين والقدرة على التحكم فيها بطريقة بصرية من أكثر ما يميز أنظمة أودو حيث يمكن من خلال هذه الجداول تنظيم ورديات الموظفين حسب الدور أو المشروع أو الموظف، وهو الأمر الذي يجعل من السهل تتبع المهام التي يجب القيام بها وفي أي وقت.
من خلال طرق العرض البصرية التي تدعمها أودو، يمكن إلقاء نظرة عامة على ما تم التخطيط له بالفعل من المهام وما تبقى منها. يُمكِنك هذا الأسلوب من التعرف بسرعة على جدول الأعمال الخاص بأي من الموظفين.
كذلك مما يوفر الوقت والجهد أيضاً هو إمكانية إنشاء هياكل ورديات لتطبيقها لاحقاً على الورديات الجديدة حيث يمكنك ببساطة استخدام هيكل قمت بتعريفه مسبقاً بدلاً من إنشاء هيكل جديد من الصفر.
وأخيراً سيحذرك النظام عندما تقوم عن طريق الخطأ بجدولة مهام متعددة لنفس الموظف في وقت واحد، الأمر الذي يساعدك على تجنب تضارب مواعيد المهام على مستوى كل موظف.

ربط الراتب بأداء وسلف الموظف

تدعم أودوتك تجهيز النظام بحيث يتم اعتبار كل من أقساط السلف وتقييمات الأداء والمكافآت والجزاءات براتب الموظف حيث يمكن تهيئة النظام آلياً بحيث يقوم باقتطاع أقساط السلف والجزاءات ومخالفات وحوادث السيارة من ناحية وإضافة المكافآت والعلاوات التشجيعية لراتب الموظف من ناحية أخرى ، كما يسمح النظام باعتبار التقييمات الشهرية سواء بالسلب أو الإيجاب للتأثير مباشرة على راتب الموظف.

مرونة هائلة في ترصيد الإجازات والأذونات

يمكنك تعريف أي عدد من أنواع الإجازات ليتم تطبيق أي منها على موظف محدد أو على أحد الإدارات أو على جميع موظفي الشركة، كالإجازات السنوية والعارضة والمرضية وغير ذلك. يمكن تقييد قبول الإجازة بموافقة أحد المدراء أو بأكثر من موافقة، بحيث لا يتم قبول الإجازة إلا إذا تمت جميع الموافقات. يسمح النظام بتخصيص عدد أيام من الإجازات شهرياً بحيث لا يتجاوز الموظف عدد أيام إجازات محددة خلال الشهر بالإضافة لإمكانية ترحيل الإجازات للسنة التالية مع وضع حد أقصى لعدد الأيام المرحلة مع إمكانية إصدار بدل لرصيد الإجازة السنوية. يتوافق أيضاً النظام مع ما هو متعارف عليه في المملكة العربية السعودية عند العودة من الاجازة حيث يتم الخصم من الموظف عند العودة متأخراً أو ترحيل فرق الأيام عند الرجوع مبكراً عن موعد العودة المحدد. 

دعم شامل لكافة البدلات

يدعم النظام كافة أنواع بدلات الموظفين المتعارف عليها في المملكة العربية السعودية مثل بدل المواصلات وبدل السكن بالإضافة إلى ما يتعلق ببدلات السفر سواء للموظفين أو للمرافقين. أيضاً يمكن صرف بدل السفر كبند في العقد أو عند سفر الموظف لموطنه في الاجازات السنوية.

تتبع مصروفات الموظفين والعمال

يسمح النظام بتسجيل كافة المصروفات الخاصة بعمل الموظف مثل مصروفات المأموريات والوجبات والتنقلات بين الفروع المختلفة، ومن ثم إصدار سندات صرف للموظف بقيمة المصروف، أو إضافة قيمة المصروف على الراتب الشهري.
لحساب قيمة المكافآت الخاصة بمأموريات الموظفين، قدمت أودوتك حلاً احترافياً حيث تم ضبط النظام بحيث يتم إظهار قيمة البدل تلقائياً بمجرد إدخال الموظف والذي تم تغذية النظام بمعلوماته، ومن ثم إضافة هذا البدل للراتب تلقائياً مع حساب راتب الموظف.

التأمين الصحي والتأمينات الاجتماعية

من خلال نظام التأمين الصحي، يمكنك إدارة فئات التأمين مع تعريف التسعير وسياسة التأمين الخاصة بكل فئة مع إمكانية الإضافة والحذف من التغطية سواء من الموظفين أو المرافقين.
من ناحية أخرى، تدعم أودوتك نظام التأمينات الاجتماعية الخاص بالموظفين مع تحديد حصة الشركة وحصة الموظف من التأمين، سواءً للمواطنين السعوديين أو للأجانب وفقاً للقوانين المعمول بها بالمملكة العربية السعودية.

إجراءات بسيطة لإنهاء خدمة الموظف

تساعدك وحدة التخليص على إنهاء عمل الموظف سواء عن طريق الإقالة أو الاستقالة، ليتم بعد ذلك إصدار مكافأة نهاية الخدمة الخاصة بالموظف سواء كان هذا الإنهاء إقالة أو استقالة أو عند انتهاء مدة العقد. يمكن ضبط النظام بحيث يتم صرف مكافأة نهاية الخدمة تبعاً لقوانين كل دولة وعدد سنوات الخدمة.