أودوتك تدعم المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية

تدعم شركة أودوتك حالياً مرحلة الربط والتكامل والتي تعرف بالمرحلة الثانية للفاتورة الاكترونية. ستدخل هذه المرحلة حيز التنفيذ بداية من الأول من يناير لعام 2023، حيث ستقوم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية بتحديد مراحل لربط أنظمة الفوترة الإلكترونية وإشعار المستهدفين في كل مرحلة. في هذه المرحلة سيتم ربط نظام الفوترة الخاص بالعميل بمنصة (فاتورة) بحيث يتم إرسال فواتير العميل دورياً إلى المنصة لتقوم الهيئة بالتحقق من صحة البيانات ومطابقتها للمواصفات والشروط.

شركة أودوتك و المصنفة كواحدة من أفضل شركاء أودو بالشرق الأوسط وشمال إفريقيا من أوائل الشركات التي سارعت في تطوير نظام الفاتورة الالكترونية ليتوافق مع متطلبات المرحلة الثانية للهيئة. يدعم النظام ربط فواتير الموردين بالمنصة بنوعيها على حسب طبيعة الفوترة كالتالي:

  • إذا كانت الفوترة من النوع B2B وهي الفاتورة المصدرة لكيان تجاري له سجل ضريبي، يقوم المورد بإصدار ختم التشفير الإلكتروني على الفاتورة وهو الختم الخاص به والذي تم استلامه من الهيئة. ثم بعد ذلك يتم إرسال الفاتورة (أو إشعار الخصم أو الإضافة) إلى الهيئة بصيغة XML  لتقوم الهيئة بالتحقق من مطابقة الفاتورة لشروط الهيئة ثم تقوم بإصدار الختم الإلكتروني على الفاتورة (Digital Stamp)، وهو ما يعرف بعملية التدقيق اللحظي clearance. تعود الفاتورة بعد ذلك للمورد مرة أخرى ليستطيع بعد ذلك إرسالها إلى العميل. في هذا النوع من الفوترة، لابد من إرسال الفاتورة إلى الهيئة بمجرد إصدارها، حيث لا يمكن إرسالها للعميل قبل ذلك.
  • إذا كانت الفوترة من النوع B2C  كتلك المصدرة بنقاط البيع، يقوم المورد أيضاً بإصدار ختم التشفير الإلكتروني على الفاتورة. يظهر هذا الختم على الفاتورة مثل الـ  QR code ليتم تسليم الفاتورة للعميل. ومن ثم يتم إرسال الفاتورة إلى الهيئة بصيغة XML لتقوم الهيئة بالتحقق من صحة الفاتورة، وهو ما يعرف بعملية الـ Reporting. في هذه الحالة لا يشترط إرسال الفاتورة فورياً إلى الهيئة، وإنما يمكن إرسال أي عدد من الفواتير دفعة واحدة إلى الهيئة بشرط عدم مرور 24 ساعة على إصدارها. تقوم بعد ذلك الهيئة بالتحقق من صحة الفواتير ومطابقتها للمواصفات وإشعار العميل بقبول أي من الفواتير المرسلة أو رفضها مع بيان سبب الرفض.

يقوم النظام بمراعاة النقاط التالية:

  • سهولة وبساطة الاجراءات المتعلقة بإرسال الفاتورة إلكترونيا سواء كانت الفوترة من النوع B2B أو B2C.
  • يقوم النظام قبل إرسال الفاتورة بالتأكد من أنها مطابقة للمواصفات التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والدخل للفوترة الإلكترونية بمرحلتيها الأولى والثانية حيث لن يتم إرسال الفاتورة إلا إذا كانت تتضمن جميع المعلومات المطلوبة للفاتورة الإلكترونية مثل رقم التعريف الموحد عالميًا للفاتورة في صيغة (UUID) واسم المنشأة والعميل ورقم التسجيل الضريبي وغير ذلك.
  • بمجرد إصدار الفاتورة يقوم النظام بالتحقق من مفتاح ختم التشفير Digital Certification الخاص بالمورد وذلك للتأكد من هوية البائع المسجلة بهيئة الزكاة و الضريبة والجمارك، ومن ثم ضمان عدم التلاعب في قيم أو محتوى الفاتورة.
  • يمكن إصدار الفاتورة للهيئة بصيغة (XML) أو (PDF/A3) وهما الصيغتان اللتان تسمح بهما الهيئة.
  • يقوم النظام بتشفير الفاتورة فور إصدارها للحفاظ على أعلى درجات الأمان الخاصة ببيانات الفاتورة وضمان عدم التلاعب في محتواها من أي طرف.
  • يدعم النظام أيضاً إرسال الاشعارات الدائنة والمدينة والمتعلقة بأي تعديل على الفاتورة سواء كانت الفوترة من النوع B2B أو B2C.
  • يدعم النظام إظهار إشعارات فورية عن وضع الفاتورة حالياً سواء كانت لم ترسل بعد أو تم إرسالها للمنصة أو رفضها وبيان سبب رفض الفاتورة. في حالة رفض الفاتورة، يقوم المستخدم بالتعديل عليها بناءً على أسباب الرفض ليتم قبولها بالمنصة عند إرسالها مرة أخرى.
  • يدعم النظام أعلى مستويات الأمان الثلاثة المتعلقة بالفوترة والإرسال كالتالي:
    • نظام صلاحيات المستخدمين (Application Security)، حيث يدعم إعطاء صلاحية خاصة بكل مستخدم للنظام بحيث لا يمكن للمستخدم تحرير الفاتورة أو التعديل أو الحذف إلا وفقاً للصلاحيات الممنوحة له على النظام.
    • أمان قاعدة البيانات (Database Security) حيث لا تسمح أنظمة أودو مطلقاً بالتعديل على الفواتير المصدرة من خلال التعامل مباشرة مع قاعدة البيانات كما هو الحال في البرامج المحلية.
    • الامتثال لتحقيق الأمن السيبراني (Cyber Security) والموصى به عن طريق الهيئة السعودية للأمن السيبراني. تعمل أنظمة أودو بمنهجية الحوسبة السحابية حيث يتم عمل استضافة لقاعدة البيانات (Database Hosting) على أحد الخوادم كما هو معروف بأنظمة أودو، وتتميز هذه المنهجية بأعلى درجات الأمن السيبراني لقواعد البيانات. كما تتيح اودو الاستضافة المحلية في مركز بيانات العميل اذا رغب في ذلك.

نقطة بيع أودوتك تتوافق مع شروط الهيئة
تدعم شركة أودوتك نظام نقطة بيع (كاشير) سحابي يسمح بإصدار عدد غير محدود من الفواتير الإلكترونية وفقاً لمتطلبات الهيئة بمرحلتيها الأولى والثانية. يدعم نظام الكاشير آلية الربط مع أي من الأنظمة الخارجية عن طريق واجهة برمجة التطبيقات (API). عن طريق هذه الواجهة يتم الربط بمنصة الفاتورة لإرسال الفواتير الإلكترونية للهيئة. عن طريق هذه الواجهة أيضاً يمكن ربط نقطة بيع أودوتك بنظامك المحاسبي ليتم مزامنة الفواتير الصادرة لحظياً بنظام الفوترة الخاص بك.